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现代礼仪:妨碍电邮有效沟通的禁忌

2019-09-25 13:33:37 来源:开心     编辑:[db:作者]
现代礼仪:妨碍电邮有效沟通的禁忌 / 4 years ago现代礼仪:妨碍电邮有效沟通的禁忌2 分钟阅读路透9月28日 (作者 Mary Mitchell) - (Mary M. Mitchell撰写并出版了多部有关礼仪的书籍,它们以11种语言发行,近期出版的包括《The Complete Idiot's Guide to Modern Manners Fast Track》和《Woofs to the Wise》。她是管理培训咨询机构The Mitchell Organization的创始人,该机构网址为www.themitchellorganization.com。以下内容仅代表作者个人观点。) 喜欢与否,我们每个人都要为自己与他人的沟通交流负责。电子邮件引发了几乎前所未见的文化和代际挑战。 你会问,这是为何?因为有效沟通的第一诫是:对方“听到”了什幺比你认为你说了什幺更重要。 我们已有四代人积极参与到工作场所当中,而且我们如今的工作场所是全球化的。过分的熟稔很容易惹得婴儿潮时代出生的美国人讨厌,美国以外其他文化上更拘谨的国家的人同样讨厌过分熟稔。 在美国宾夕法尼亚大学担任对外英语教学的Mallory Fix称,“全球的电邮礼仪确实存在差异,尤其是在称呼收件人的方式、讯息的直接性以及结尾语方面各有不同。” 以下是这位专栏作家最常听到的担忧: 始终使用称呼语和结尾语。基于你和收件人的关系,只有你才知道是否该使用“敬爱的教授……”或者“早上好,韦伯博士”等敬语。 我有一位同事曾收到一位学生的来信,开头写着“嘿,卢(Lou),”然后接着请他帮忙推荐。这是不明智的做法! 为了你的职业考虑,你得确保写信时弄清对方的姓名和职务。上面的例子中,我的同事是正教授,值得他人些许的尊敬。此外,他的名字是丹尼斯(Dennis)! 不要在信中使用流行的缩略语,慎用表情符号。别人可能会因此产生误解,你也可能因此无法清楚地传递信息。 别把电邮与短信或者即时消息混为一谈。电邮更为正式。使用完整的句子、正确的的语法、拼写和大写。但是邮件主题应与推文一样高效,简洁地写明重要和相关的内容。 确保你的邮件主题可一目了然,以与黑客或者骗子区分开来。“周二午餐会议有变动”就是好例子。 如果邮件主题改了,信件开头也要改!记住电邮不是用来进行哲学式沉思默想的,所以表达要直接、清楚和简洁。使用完整的句子进行回复。 如果你的评论很长,就把他们放到一个单独的Word附件中,或者给各部分注明序号,这样收件人就知道你已发送了所有要发的内容。如果要发好几封邮件,就标明“四封中的第一封”这种字样。 没空回长邮件?那就告诉发件人你收到了,然后说自己何时会回复。被人忽视是最令人沮丧的事情了。 电邮可以被转发不代表就应该转发。你还得谨记,收件人可以转发你的电邮,这点你没法控制。 耐心是一种美德。不是每一封电邮都被送达。这种情形发生的频率比你愿意承认的还要高。回复电邮时,将心比心地为他人考虑。 如果你发了好几次邮件后没有得到回复,就拿起电话联络对方。你觉得别人必须首先处理你的电邮,这种类似的想法不公平,尤其是与律师和医生打交道之时。 有时邮寄信件和传真先于你的电邮抵达办公室。除非事出紧急,应按次序进行回复。 记住阅读你电邮的人只能看到屏幕上的言语。现在想想,我们的口吻会如何影响我们要传递的讯息,所以当心讽刺口吻。想想看,即便是一个简简单单的“请”,我们就能有多少不同解读。 对于我来说,电邮名字的字母“E”代表了两大重要提示。第一个是:编辑,编辑,再编辑,确保你所有的事实、语法和标点都正确。第二点是:电邮是永久存在的。关于第二点,问问卷入“邮件门”的希拉里就知道了。(完) 编译:刘珞焱 发稿:王凤昌

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